Assistante de Direction F/H
- CDI
- Temps plein
- Télétravail en vigueur dans l’entreprise
- 24 rue Drouot 75009 PARIS
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Rejoindre la Communication de Bpifrance, c’est la promesse de missions aussi diversifiées que passionnantes, au sein d’équipes expertes, créatives et engagées au service d’un objectif collectif : celui de Servir l’Avenir.
Sous la responsabilité du Directeur Exécutif de la Direction de la Communication, vous assurerez son assistanat et assurer la fonction d’interface du directeur en collaboration avec le Codir, les équipes de la Direction de la Communication et l’équipe d’assistantes Comex.
Vos missions
Dans ce poste, la dimension relations humaines est capitale. Nous recherchons une personne dotée d’aisance relationnelle, d'aptitudes à travailler en équipe et à nouer de bonnes relations de travail avec un entourage professionnel varié et exigeant, tant en interne qu'en externe. Une bonne présentation, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite sont requis pour ce poste. Il faut être capable de faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, et surtout de méthode et d’organisation.
Gestion d’agendas complexes, de déplacements, événements & comités
- Vous prenez en charge l’agenda de l’emploi du temps quotidien du directeur exécutif (prise de rdv, gestion des appels téléphoniques, courriers, emails).
- Vous organisez et préparez les réunions, réservez les salles, accueillez les visiteurs.
- Vous organisez les déplacements professionnels du Directeur en France et à l’étranger (logistique, hôtellerie, transport, visas, feuille de route, dossiers, etc.).
- Vous avez la capacité de vous déplacer fréquemment pour accompagner votre Directeur à l’occasion d’évènements et/ou de déplacements professionnels.
- Vous contribuez à l’organisation des événements (déjeuners, diners, séminaires…) mis en œuvre à l’initiative de la Direction.
- Vous organisez les différents comités /Codir de l’équipe de direction.
Organisation du travail administratif & suivi
- Vous gérez l’organisation administrative et personnelle du Directeur Exécutif (Notes de frais, congés …).
- Vous suivez les différents abonnements du Directeur (cartes de voyage, presse, date providers, etc.).
- Vous gérez les notes de frais, les commandes de fournitures et de cartes de visites de la direction. Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des différents prestataires.
- Vous êtes le/la correspondant(e) pour la gestion des habilitations informatiques des équipes et serez chargée d’organiser l’arrivée et le départ des nouveaux arrivants et des stagiaires (bureaux, matériel informatique).
Rédaction et préparation de supports marketing & d'information
- Vous préparez, avec rigueur, les dossiers nécessaires aux réunions internes et externes.
- Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions.
Cette description prend en compte les principales responsabilités du poste ; elle n’est pas limitative
Votre profil
Issu(e) d’une formation du type Bac +3 en Assistanat de Direction, vous avez plusieurs années d’expérience professionnelle (5 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la communication.
Vous êtes dynamique et faites preuve d’une grande réactivité (gestion des urgences et des délais). Vous êtes autonome et avez une bonne capacité d’adaptation. Vous aimez également travailler en équipe.
Enfin, vous maitrisez parfaitement le pack office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi que l’utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise (Teams, Sharepoint, Intranet, etc.).
Avant de postuler, nous vous invitons à consulter notre politique relative à la gestion des données à caractère personnel disponible sur notre site.
Pourquoi nous rejoindre ?
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