Assistant de direction F/H
- CDI
- Temps plein
- Télétravail en vigueur dans l’entreprise
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Bpifrance, une banque pas comme les autres
Le rôle de Bpifrance, Banque Publique d’Investissement, est de dynamiser et rendre plus compétitive l’économie française. Agissant pour le compte de l'Etat français sur le plan financier, Bpifrance offre une palette de solutions de financement et d’accompagnement adaptées à chaque étape de la vie des entreprises pour accélérer leur développement en France comme à l’international et renforcer leurs capacités d’innovation. En tant qu’interlocuteur privilégié des entrepreneurs français, les équipes Bpifrance sont au cœur des régions sur l'ensemble du territoire, à travers 50 implantations régionales.
L’urgence climatique occupe aujourd'hui une place centrale dans la stratégie de Bpifrance. Au travers de son Plan climat, le groupe œuvre notamment à l'émergence et la croissance des greentech, amplifie ses financements et investissements à destination de la filière énergies renouvelable, et accompagne en partenariat avec l'ADEME les entreprises françaises dans leur transition écologique et énergétique.
Labellisé parmi les Meilleurs Employeurs France 2023 par Glassdoor, rejoindre Bpifrance c’est aussi intégrer une banque engagée auprès de ses collaborateurs et évoluer au sein d'un groupe dans lequel il fait bon vivre !
Au sein d’un contexte économique et réglementaire en constante évolution, la Direction Financière de Bpifrance joue un rôle clé pour assurer la santé financière du groupe. Avec 25 Md€ injectés directement dans les entreprises, 1 829 M€ de résultat net annuel et une augmentation de 4,7 Md€ des capitaux propres, les résultats financiers 2021 de Bpifrance témoignent du dynamisme de l’activité autour de laquelle exercent les métiers de la Finance.
Au sein de la Direction Financière, sous la responsabilité du Directeur, le poste d’assistant de direction F/H est à pourvoir en CDI.
Dans le cadre de vos missions, voici les 4 grandes thématiques :
La gestion d’agendas complexes, de déplacements, événements & comités
• Vous assurez le secrétariat des Directeurs et Directrices de la direction financière en binôme avec une autre assistante déjà en poste (gestion d’agendas, organisation de réunions internes et externes, gestion des appels téléphoniques, préparation de missions, réservations et commandes diverses (repas, fournitures, informatiques…), suivi de congés, suivi de budget, etc…)
• Vous montez et préparez les réunions, réservez les salles, accueillez les visiteurs.
• Vous organisez les déplacements professionnels des membres de ses équipes en France et à l’étranger (logistique, visas, feuille de route, dossiers, etc.).
• Vous contribuez à l’organisation des événements (déjeuners, diners, séminaires…) mis en oeuvre à l’initiative de la Direction.
• Vous appuyez les collaborateurs de la Direction Financière dans leurs activités :
- La gestion des demandes d’habilitation informatiques des équipes, l’organisation et le suivi des chargée arrivées et départs des nouveaux arrivants et des stagiaires (bureaux, matériel informatique).
- La gestion des achats de prestations (contrats, factures, référencement) et suivi budgétaire
- L’aide à la préparation de comités ou RDV, à l’organisation d’entretiens de recrutement, à l’accompagnement à l’intégration de nouveaux entrants, réservations diverses et invitations, à la mise en forme de documents et constitution de dossiers, organisation d’évènements, etc.
L’organisation du travail administratif & suivi:
• Vous êtes en charge de la gestion du courrier (entrant et sortant).
• Vous suivez les différents abonnements des équipes.
• Vous gérez les notes de frais, les commandes de fournitures et de cartes de visites.
• Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des différents prestataires (conseils, avocats, etc.).
• Vous êtes en charge de l’archivage périodique.
La rédaction et préparation de supports:
• Vous préparez, avec rigueur, les dossiers nécessaires aux réunions internes et externes.
• Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions.
• Vous aidez à la conception et à la réalisation d’outils de communication internes et externes à la Direction : préparation de supports, de synthèses et de comptes-rendus, de catalogues projets, en relation avec les responsables.
• Vous participez activement à la documentation métier de la Direction, au classement numérique, à l’archivage et à la dématérialisation.
L’animation de la vie de la Direction
Cette description prend en compte les principales responsabilités du poste ; elle n’est pas limitative.
Issu(e) d’une formation du type Bac +3 en Assistanat de Direction, vous disposez d’une expérience professionnelle confirmée de 8 ans minimum sur une fonction similaire, idéalement dans le secteur bancaire ou une société de gestion, dans un environnement dynamique et exigeant.
Nous recherchons une personne dotée d’aisance relationnelle, d'aptitudes à travailler en équipe et à nouer de bonnes relations de travail avec un entourage professionnel varié et exigeant, tant en interne qu'en externe.
Dans ce poste, la dimension relations humaines est capitale.
Une bonne présentation, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite sont requis pour ce poste.
Il faut être capable de faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, et surtout de méthode et d’organisation.
Vous avez une appétence pour les chiffres, le suivi budgétaire, et votre aisance informatique vous permet de pratiquer couramment le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi que l’utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise (Teams, Sharepoint, Intranet, etc.)).
Pourquoi nous rejoindre ?
- Missions à impact : Soutenez l'innovation et la croissance des entreprises françaises.
- Engagement sociétal : Contribuez au déploiement du Plan Climat, pour réduire notre empreinte carbone de 40 %.
- Avantages et rémunération : Rémunération attractive, jours de congé, ticket restaurant, mutuelle et prévoyance santé, mobilité durable, Gymlib, parentalité avantageuse, CSE, télétravail, intéressement, participation.
- Développement et carrière : Accédez à des programmes de formation continue au sein d’une entreprise élue meilleur employeur Glassdoor. Des parcours de carrière au sein du groupe Bpifrance et de ses 24 filiales. (Caisse des Dépôts, Groupe La Poste, RTE, SUEZ ...).
Bpifrance, la Banque Publique d’Investissement, est le moteur de l’économie française pour le compte de l’État. Nous dynamisons et rendons les entreprises plus compétitives avec une gamme complète de solutions de financement et d’accompagnement, à chaque étape de leur croissance, en France et à l’international.
Avec plus de 4 000 collaborateurs répartis sur 50 implantations régionales et avec plus de 150 métiers différents, nous sommes présents au cœur des régions pour soutenir les entrepreneurs français afin de Servir l’Avenir.
Pour découvrir nos autres opportunités et tout savoir de la vie au sein du groupe, rendez-vous sur notre site carrière !