Assistant.e de direction F/H

Dans ce poste, la dimension relations humaines est capitale. Nous recherchons une personne dotée d’aisance relationnelle, d'aptitudes à travailler en équipe et à nouer de bonnes relations de travail avec un entourage professionnel varié et exigeant, tant en interne qu'en externe. Une bonne présentation, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite sont requis pour ce poste. Il faut être capable de faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, et surtout de méthode et d’organisation.

 
Gestion d’agendas complexes, de déplacements, événements & comités

Vous prenez en charge l’agenda de la Directrice et, le cas échéant, des membres de ses équipes sur demande : gestion de l’enchainement des plages, des conflits d’agendas, etc.
Vous montez et préparez les réunions, réservez les salles, accueillez les visiteurs.
Vous organisez les déplacements professionnels des membres de ses équipes en France et à l’étranger (logistique, visas, feuille de route, dossiers, etc.).
Vous contribuez à l’organisation des événements (déjeuners, diners, séminaires…) mis en œuvre à l’initiative de la Direction.
Vous organisez les différents comités métiers de l’équipe d’investissement (comités de valorisation, d’investissement & désinvestissement, comités stratégiques avec les souscripteurs des différents fonds du pôle).

Organisation du travail administratif & suivi

Vous êtes en charge de la gestion du courrier (entrant et sortant).
Vous suivez les différents abonnements des équipes (cartes de voyage, presse, date providers, etc.).
Vous gérez les notes de frais, les commandes de fournitures et de cartes de visites.
Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des différents prestataires (conseils, M&A, avocats, etc.).
Vous êtes en charge de l’archivage périodique.
Vous êtes le/la correspondant(e) pour la gestion des habilitations informatiques des équipes et serez chargée d’organiser l’arrivée et le départ des nouveaux arrivants et des stagiaires (bureaux, matériel informatique).

Rédaction et préparation de supports marketing & d'information

Vous préparez, avec rigueur, les dossiers nécessaires aux réunions internes et externes.
Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions.
Vous contribuez avec les équipes à la mise à jour des plaquettes commerciales et de présentation.

Assurer le suivi quotidien de l’activité du fonds souverain. 

Assister le directeur de partenariat dans la tenue de la gouvernance de FFC : préparation des Boards, des Comités d’Investissements, Convocations, minutage des échanges, respect du formalisme et des délais.  

S’assurer en lien avec le para/legal de Bpifrance du respect des obligations règlementaire de FFC en tant que SAS. 
Suivi des différents mandats et de l’activité de la société ; son activité propre à la gestion du Fonds Souverains (gestion des contrats etc). 
Vous assurez les différents reportings et la documentation de l’activité.
Vous garantissez la bonne coordination avec les autres services.

Assurer les relations avec les actionnaires FFC.

S’assurer que FFC rempli ses obligations envers QIA, notamment en terme de reporting (Trimestriels), en coordonnant le front dans un premier temps puis progressivement en pouvant en assurer la production de :
-          Reporting opérationnel (envoyé aussi à Bpifrance)
-          Reporting « Novus », qui est un reporting spécifique que nous nous sommes engagés à fournir dans le Shareholders Agreement

Assurer au quotidien les demandes spécifiques des actionnaires dans les domaines financiers, legal, compliance, ESG